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【微课堂】如何做好担保机构业务稽核工作?
发表日期:2019-09-20   来源:信贷风险管理 作者刘世先
担保机构建立稽核制度,对担保业务工作进行经常性稽核检查,是提高担保业务工作水平的一项重要措施。建立业务稽核制度有利于监督和促进各部门提高业务能力,完成各项工作任务。

当前担保机构业务稽核工作存在的问题及解决办法 


相对于银行业金融机构,担保机构内部稽核制度基础薄弱,削弱了内部监督的执行力度。当前,大多数担保机构尚未建立内部稽核制度,也有部分担保机构由于制订的规章制度内容不完整,导致内部稽核制度流于形式。


业务稽核工作存在的问题



 1.稽核方式落后。主要是把工作重点仅放在事后稽核上,没有或忽视了事前、事中稽核。当前的稽核方式通常是在事情发生后才设法堵塞或控制,从而造成稽核效果甚微。


 2.没有建立稽核结果反馈制度。主要是在日常稽核工作中满足于对问题、错误的发现及披露,但却不太重视如何更有效地解决上述问题与错误,导致监督工作半途而废,监督效果不彻底。


 3.内部稽核制度适应外部环境和经济业务变化的能力不足。随着市场经济不断完善,新政策、新问题、新业务层出不穷,对内部稽核制度提出了更高要求。


解决办法



约束出效率,担保机构整体效率的提升,是从约束中产出的。约束就是限制选择,限制选择的依据就是担保业务的流程与制度,这是担保机构的“法典”,而稽核是监督、控制 “法典”有效执行的重要保证。担保机构业务稽核工作应做好以下三个方面:


01
选对人



首先是对稽核人员的选择。稽核人员必须对担保机构的整体运作流程有一定程度的了解,同时也必须具备一定的业务潜质,要做到爱岗敬业,有上进心,处事公正、公平,沟通能力强,有团队精神和全局观,敢于承担责任,有良好的心态,抗压能力强,有较好的群众口碑。


02
做对事



稽核员是做事的,要针对担保业务流程及制度的执行情况进行监督检查,所以就要跳出“人”这条线,做到“就事论事”。在面对“事”的时候,不能考虑“人”的因素,只要违反了流程及制度条款,都要受到稽核,这是担保机构推行稽核制度能否成功的关键。如果过多地考虑“人”的因素,稽核工作是很难推行下去的,即使推行,效果也会“大打折扣”。


03
用对方法



(1)稽核要以担保机构的流程、制度、规则、标准和临时性规定等作为准绳,稽核员在稽核前要对这些流程及制度非常熟悉,只有这样,才能在实操过程中抓住问题的关键点。    

     

(2)稽核要有计划性、目的性,千万不能“打乱仗”。企业的运行过程中会存在很多问题,稽核员要根据实际情况,抓住稽核重点,而不能全面铺开。如果稽核的“战线”设得太宽,往往都是“蜻蜓点水”,不能够深入进去,也难达到效果。


(3)对于稽核结果,决不能进行简单的奖罚,特别是针对一些关键性问题,要形成稽核整改报告,分析产生原因,找出相应对策及纠正预防措施,并限期跟进。发现问题要一查到底,不解决问题决不罢手。


(4)建立稽核简报,向公司全员定期公布稽核情况,作好业务宣传工作。


如何做好稽核工作



随着担保机构对内部控制、风险防范工作的重视,担保业务稽核工作的作用日趋明显,稽核人员所承担的责任也将越来越大。要想成为一名合格的稽核人员,需要做到以下几点:

    

具备较高的综合素质是前提



作为一名合格的稽核人员,要树立“服务于业务,服务于发展”的大局意识。在稽核方式上以序时稽核为主,专项稽核为辅;在稽核队伍建设上,通过培训、自学、互学不断提高综合素质;要具有良好的政策水平、较高的业务技能、良好的职业道德、与时俱进的学习态度。


(1)能够熟练掌握、运用我国金融行业法律法规,熟悉担保机构内部的规章制度及本部门自行制定的相关实施细则和操作规定。


(2)熟悉各项业务流程。由于稽核工作涉及到担保业务的各个层面,因此要求稽核人员必须具备多方面的业务知识和较高的业务技能,主要包括:熟悉担保业务,熟悉担保规程,熟悉担保业务风险管理技巧,具有一定的分析判断能力和文字综合能力。


(3)要做到客观公正地评价。稽核人员必须具备良好的职业道德,在工作中即不能有亲疏之分,也不能有等级之分,稽核工作必须坚持“制度面前人人平等”的原则;在处理违规问题方面,也要做到一视同仁,对同一类型、同一性质的违规事项必须做到定性一致,处理、处罚的标准也应一致,不能“此紧彼松”;要严格区分故意与过失、历史与现实、主观与客观的关系;不论是对任何稽核项目或者对象,都要做到客观公正地评价。


(4)要有良好的团队精神。稽核部门的每一个成员都要有较强的团队精神,协同发挥自己在稽核工作中应有的作用。


(5)要具备良好的心理素质。稽核人员在工作往往会受到误解,所以要有受委屈的心理准备。但是只要坚持实事求是的工作精神,客观公正地处理问题,公司领导一定是支持稽核工作的,绝大多数员工也会理解稽核人员。


(6)要有良好的职业道德。稽核工作履行着行业自律的一种再监督职能,由于其工作性质的特殊性,因此稽核人员要经得起各种诱惑,做到不该说的话不说,不该做的事坚决不做,进而不断增强自身的道德及廉洁自律意识。

    

抓好现场检查是关键



现场稽核工作的深与浅、粗与细直接关系到稽核工作质量的好与差。质量是稽核工作的生命,如果稽核工作不讲究工作质量,那就失去了稽核的现实意义。要提高稽核工作质量,必须把握好以下几个方面:


1.现场检查必须围绕稽核方案确定的稽核内容及稽核范围开展工作,对稽核方案确定的稽核内容和稽核范围不能擅自缩小与遗漏。


2.现场检查必须做到“听、看、问、查、盘”相结合。听——就是认真听取被稽核单位的情况汇报;看——就是看被查部门员工现场操作的程序是否合规;问——就是对相关制度的执行情况向被查部门的负责人与员工进行提问,从中分析他们对制度的理解和掌握情况;查——就是查阅被查部门各类登记簿、会议记录簿等资料;盘——就是现场实时盘点有关项目档案等实物。上述程序相辅相成,缺一不可。


3.现场检查必须遵循“以事实为依据,以法律、法规和各项规章制度为准绳”的原则,既不能轻信被查部门当事人“一面之词”的解释,也不能仅凭稽核人员的个人主观臆断;既不能隐瞒事实真相,也不能随意扩大事实。在现场稽核过程中,要正确运用政策、规章的条款,坚持“小规定服从大规章”“抓大放小”的原则,大事宜细、小事宜粗。


4.发现问题要一查到底,决不能半途而废,更要弄清楚事情的来龙去脉,让事实说话。对违规事项要查清以下要素:违规的主要内容、发生时间、金额、责任人、稽核时点现状等内容。同时,要注意及时收集相关的证据(原始凭证复印件),并详细记录稽核工作底稿,做好由相关责任人签字认可的稽核工作底稿和事实确认书。


5.稽核人员发现问题后要及时与被稽核部门进行沟通,在事实真相未查清之前不能轻易下结论。

    

熟练掌握技能是保证



稽核人员要具有较强的业务素质,不仅要全面掌握担保及经营管理等业务知识,还要懂得沟通技巧。


1.知识面要广。要有严谨的治学态度、锲而不舍的拼搏精神,充分利用点滴时间,博览群书,广泛积累知识。


2.规章制度要熟。要掌握各种相关规章,并准确理解其基本精神,进而才能客观公正、实事求是地对审计事项做出正确的判断和评价。

  

3.专业技能要精。稽核部门是一个综合性很强的领域,需要相关人员的知识结构层次呈现多学科、多领域的状态。因此,稽核人员要结合检查实际,不断创新稽核理念,总结稽核方法。要在检查中学会发现深层次问题,站在一定的高度,打开稽核视野,“举一反三”看问题,从多角度发现风险。要在“断电式”的现场检查中发现问题并追溯延伸,反映出问题存在的根源,还原事情的本来面目,从而全面揭示被稽核部门整个内部控制的完整性和有效性。要“围绕事,落实人”开展稽核工作,做好对违规问题的取证工作。


稽核工作方式及程序



稽核措施



稽核部门要制定岗位责任制,实行岗位责任目标管理,并对各自岗位职责完成情况以及工作质量和工作效率进行考核;稽核人员办理稽核事项,必须遵守稽核纪律,忠于职守,廉洁奉公,实事求是,客观公正,保守秘密;建立稽核报告制度,稽核部门对稽核中查出的问题要认真分析总结,及时向公司领导报告,对存在的问题要提出整改处理意见,特别是对带有普遍性的问题,要提出相应的措施和建议;对稽核过程中发现的好的做法和经验,要认真总结推广以指导公司工作。


稽核方式



1
1.根据稽核任务、项目、内容选用不同的稽核方式



 (1)日常监控:对担保机构各项业务的具体操作情况、内部控制情况及业务开展的合规合法性、正常性进行日常监控;

(2)例行稽核:对各业务或管理部门特定期间的经营管理情况进行检查与评价;

(3)现场稽核:到被稽核部门进行稽核;

(4)非现场稽核:稽核部门根据需要,通过电子文档、文本文档调取被稽核部门的相关信息进行稽核;

(5)专项稽核(包括工作交接稽核):根据核心管理层、其他职能部门的要求,或根据稽核部门日常监控的稽核发现对特定单位、特定事项进行检查。


2
稽核方法



稽核工作一般采用详细稽核与抽样稽核相结合的方法。对重要业务、重要事项、关键风险点应尽量采用详细稽核,对一般业务、一般事项可采用抽样稽核。


为提高稽核效率,稽核部门应积极探索非现场稽核与现场稽核相结合的稽核模式。稽核人员进行稽查时可以采取座谈、观察、检查、监盘、询问、函证、分析性复核等多种方法。稽核人员根据需要可以要求相关人员提供书面说明。


3
稽核工作程序



稽核工作一般分为四个阶段:准备阶段、实施阶段、报告阶段、后续跟踪阶段。

   

(1)准备阶段:根据稽核部门工作安排,确定稽核项目、稽核方式,收集资料,制定实施方案,并通知被稽核部门(必要时可不通知)。稽核部应在正式进场至少两个工作日以前向被稽核部门发出稽核通知书,通报检查内容、时间范围,要求被稽核单位做好必要准备。


(2)实施阶段:


沟通交流:听取被稽核部门的情况汇报,做好记录,并索取书面汇报材料。对于某些内容单一的专项稽核,也可直接进行稽核检查。

    

查阅资料:根据稽核方案所确定的稽核内容和工作步骤,检查被稽核部门的有关档案资料,并做好稽核记录。

调查取证:对稽核发现的比较严重的问题,要采取相应的措施和方法,取得足够证据。取证的原始资料(文件、凭证)要有复印件,谈话要有笔录,外调取证要有被取证单位的复函。

   

核实问题:对稽核检查中发现的所有问题,都要认真核实,查明原因,明确性质,分清责任,确保事实清楚、数据无误、证据确凿。依靠稽核确实无法核实的问题与重要线索,要作书面说明,详细记录在案备查或移交有关部门进一步核实。

   

稽核底稿:稽核检查结束后,对已核实的问题按类别性质进行整理、归类,认真填写稽核底稿,由稽核部门负责人和被稽核部门负责人分别签字、盖章。


(3)报告阶段:稽核终结后要提出稽核报告,报告内容应包括本次稽核工作开展情况,被稽核部门的基本情况,对稽核对象或稽核事项的评价,稽核发现的问题及处理意见和建议等内容。稽核报告在征求被稽核部门意见后,报送至分管领导。

   

(4)处理阶段:经分管领导签发的稽核结论要送达被稽核部门,被稽核部门应认真执行,并按要求书面报告稽核结论和处理决定的执行情况。如涉及整改,应随文发送稽核整改通知书。

   

如果被稽核部门对稽核结论和整改决定有异议,可在收到稽核结论和整改决定后5日内与稽核部门商议,超过规定期限,视同认可稽核结论和整改决定。

   

(5)后续稽核:对稽核结论和整改决定的执行情况,必要时可进行再稽核,以保证其严肃性。


(6)建立稽核档案,并按规定妥善保管。


4
稽核质量控制



(1)稽核部应选择具备足够专业能力的稽核人员开展稽核工作。

(2)稽核人员应将收集到的有关证据进行归纳、整理,形成稽核工作底稿。稽核人员做出的稽核结论必须建立在稽核底稿所包含的充分、适当的稽核证据基础之上。

(3)稽核部应建立规范的稽核业务流程,并作为稽核人员操作的依据。


5
稽核督办



一是要建立稽核督办程序,对稽核报告反映的问题,分别落实督办部门或督办人员;二是要明确督办部门或人员,提出信息反馈要求,包括明确规定整改和处理情况的规定时限,以及收理反馈的部门及人员;三是要规范督办行为,完善督办程序,整个督办过程分为六个步骤:


第一步,填制《稽核督办通知书》。稽核部门要以《稽核报告批示处理程序单》中有关领导的审批意见为依据,填制《稽核督办通知书》,将需要督办的事项及要求以书面形式抄送至各有关督办部门。

第二步,登记《稽核督办台账》。稽核部门对于需要督办的问题,要建立《稽核督办台账》,登记督办任务的布置和完成情况,并要经常核查各有关部门督办职责的履行情况。

第三步,填制《督办记录》。有关督办部门接到《稽核督办通知书》后,要登记《督办记录》,对督办情况、问题整改程序以及督办信息的反馈进行记载;

第四步,填写《督办信息反馈书》。在充分核实整改部门的实际整改情况后,被督办部门要填制《督办信息反馈书》,会同《整改报告》一并送至稽核部门。对于未按审批意见进行整改的问题,督办部门要做出书面说明,并明确有关责任人,落实进一步整改措施。

第五步,核销《稽核督办台账》。稽核部门要根据《稽核督办通知书》和《督办信息反馈书》核对整改意见的完成情况,核销《稽核督办台账》,并对未按原审批要求进行整改的问题进行登记。

第六步,将督办整改情况反馈给分管领导。对重大问题、领导要求限时反馈的问题、未能按要求整改的问题要及时反馈;对已按要求整改的一般问题可在报告例会时集中汇报。


6
后续稽核



稽核部门必须建立后续稽核制度,对整改单位整改情况进行全方位跟踪检查,以考证整改反馈信息的真实性,确保稽核中发现的违章违规问题得到彻底纠正。


后续稽核活动可根据具体情况专门安排,也可以安排在下一次对该部门进行常规稽核或专项稽核时一并进行。一般情况下,对于重大问题的整改情况或未按审批意见要求整改到位的项目,稽核部门要在收到被督办部门的《督办信息反馈书》和《整改报告》后,立即制定后续稽核方案,并在此后一个月内完成后续稽核活动;对于已经整改的一般性违章违规问题,也可以将后续稽核活动安排在下一次常规稽核或专项稽核活动时完成。


后续稽核可以采用现场检查、电话询问或函询等方式;后续稽核要有详细记录,并形成简要的书面报告;后续稽核的有关资料要纳入该稽核项目的整个稽核档案进行管理。对于后续稽核中发现的问题,必须及时向分管领导反映,并要求被稽核单位重新制定整改计划,再行督办。


7
稽核报告的重复利用



稽核部门在进行任何一项稽核活动时,都要按规定将稽核报告整理、登记、归档,以便于重复利用。对同一单位、同一时期、同一业务项目的稽核,要充分运用以往拥有的稽核报告结论,避免重复稽核,以提高工作效率,降低稽核成本。


稽核工作技巧




稽核工作要完成一系理的过程:轻松的交流、沉默的检查、准确的定性、细心的指导、适当的查处、可行的建议、严肃的交换,最后会在稽核检查工作得到快乐,在成功中得到享受和满足。而这一切都来源于工作水平的发挥,工作方法和技巧的运用。

1对稽核工作性质的定性和认识



“稽核”从字面解释就是考核、对照、考察,即要对照各项规章、制度,考核稽核对象的业务操作、核算是否正确,考察其经营行为是否合规。稽核要承担的是复核员的作用,这就是为什么要称为“稽核员”而不是“侦查员”。稽核部门作为担保机构的内审部门,主要任务包括监督、规范、指导、提高、服务和查处,这就要求稽核工作首先必须站在服务和指导的角度行使监督职能,最终使稽核对象的经营行为得到规范和提高,而“查处”仅仅是行使监督职能的手段。基于以上认识,稽核人员必须放弃身上的傲气和霸气,心平气和地开展稽核工作,才能取得预期的稽核效果。

  

2 稽核检查从交流开始



检查与被查是一个矛盾体,矛盾双方必然存在戒心和隔阂,从表面上看是对业务处理和认识的分歧,而实质上却是处于这个矛盾中的人与人的关系。要化解戒心、隔阂、矛盾,必须通过交流来解决,要同稽核对象进行交谈,交谈不是谈话,不要给对方形成压力,要在轻松中进行。通过交谈要把稽核的工作性质、任务及目的潜移默化地灌输给对方,使他们在理性上有所认识,在感性上才能有所接受,就会有利于开展稽核工作。在交流过程中,要有目的获取一些有利于稽核检查的信息,这种信息的来源往往是广泛的,不同的对象有不同的信息。上述信息经过分析和筛选,再结合档案检查进行相互认证,会收到意想不到的效果。

    

3在检查过程中要保持相对沉默



担保机构各项业务要经过多个环节的程序化处理,稽核人员要注意:首先看到的不一定是问题的真实反映,除了必要的沟通以外,要完成整体稽核检查过程,才能看到事务的全貌,才能发现问题之所在,然后再与规章、制度相对照,看是否存在违规行为,最后才进入定性、谈话、核实、查处程序。在此之前要保持相对的沉默,否则,如果只看到问题的局部和表面现象,还没有形成完整的证据链就进行沟通、交换甚至责难,会经常处于被动地位。同时,沟通和交换也要讲究场合和机会,因为有些问题的实质,经办人员不一定真正知晓,盲目地发表意见和泄露问题后,很容易会与被检查部门产生矛盾和误会,促使其产生抵触情绪,不利于问题的落实和解决。正确的方法是检查时要沉默,对照制度要准确,核实要真实,最后再交换,这样有利于对整体检查结果进行全面评估,得出正确结论


4对稽核检查中发现的问题定性要准确



对稽核检查中发现的问题定性是否准确,取决于在检查过程中所搜集的稽核证据是否真实准确,能否反应稽核事实真相,能否为稽核结论提供有利支持。只在有翔实、准确的证据支持下,才能做出正确的结论。


1
稽核证据的形式



(1)实物证据。是指稽核人员通过实际观察或清点所取得的用以确定实物资产和重要单证存在状况的证据。

(2)书面证据。是指稽核人员取得的以书面文件形式存在的证据。包括凭证、业务记录、会议记录、内部制度、文件、合同、协议、通知书、报告书、函件,以及稽核人员的计算和分析结果。

(3)视听证据。是指稽核人员取得的存储于视听介质上的证据。主要包括磁带、光盘、计算机硬盘、胶片、照片、幻灯片等。

(4)言词证据。是指稽核人员经过询问或调查有关人员后所取得的口头答复的记录,即询问笔录和谈话记录。

(5)环境证据。是指稽核人员取得的对被稽核单位产生影响的各种环境记录。包括内部控制系统状况、管理层和职员的素质,以及管理条件和管理水平等。


2
稽核证据的要素



稽核人员取得的稽核证据应该包含下列基本要素:

(1)取证时间和地点;

(2)被取证事项的内容;

(3)被取证人或单位的签字(盖章);

(4)取证人和复核人签名。


3
稽核证据的内容



稽核人员取得的稽核证据应当记录被取证事项的下列基本内容:

(1)发生的时间和地点;

(2)行为人(包括自然人和单位);

(3)发生的经过和原因;

(4)结果。


4
稽核证据的标准



稽核人员取得的稽核证据应该符合下列标准:客观、充分、相关、有力。“客观”是指稽核证据所记录的稽核事项客观存在,有据可查;“充分”是指稽核证据足以证明稽核事项,形成或支持稽核结论;“相关”是指稽核证据与稽核事项有实质性联系,能支持稽核发现和稽核意见,并与稽核目标一致;“有力”是指稽核证据是运用适当的稽核技术所取得的,对稽核结论最具有证明力。


5
取证方式



稽核人员取得的稽核证据,通常要依次经过符合性测试和实质性测试两个环节,采用抽样稽核方法作为取证的基础方法。针对特定的稽核目标或重要程序的稽核对象,也可以采取详细稽核方法进行取证。


(1)符合性测试。是指稽核人员对被稽核部门内部控制制度的遵循性和有效性进行的抽样审查,也就是将被稽核部门所提供的规章、制度规定、办法等进行审查,明确制度发出机构是否存在越权行文,行文规定是否合法,执行的时间、范围是否正确。在通过符合性测试取得证据时,稽核人员应当注意内部控制制度的健全性、有效性以及在稽核期间的持续遵循性。 


(2)实质性测试。是指稽核人员在符合测试的基础上对被稽核单位所提供的资料的金额进行证实性抽样审查。通过实质性测试取得证据时,稽核人员要注意业务的发生与被稽核部门的相关状况,业务资料记录的正确状况,被担保企业与银行口径的一致性。


(3)抽样稽核。是指稽核人员从总体中抽出部分样本进行测试,并用样本测试结果推断稽核对象总体特征的稽核方法。这种方法在实际稽核检查工作中被广泛利用,提别是在对担保业务进行检查时,稽核人员往往根据稽核任务要求对一个时期、一个项目或一个区域进行抽查,并根据抽查结果,通过分析、推论得出最终的总体结论。


(4)详细稽核。是指稽核人员对一特定稽核对象进行全面审查的稽核方法。详细稽核是序时稽核检查中普遍使用的方法,特别是以复核法进行序时稽核时,详细稽核是最佳办法。如果在抽样稽核中发现存在问题,就要从抽样稽核转为详细稽核。

    

(5)取证的技术方法。确定取证范围后,稽核人员应当采用审阅、核对、复算、比较、分析、调查、函询、盘点、调节、观察和鉴定等技术方法从稽核样本中取得稽核证据。


(6)证据的取得、使用以及注意事项。稽核证据的取得要双人执行或复核制;要保持职业谨慎态度;稽核证据的记录名称、内容、来源、取得时间等要清晰、完整地记录于稽核工作底稿,同时要送取证人签名确认;要坚持原始证据优先原则;特别证据或发生特别情况,要按特别规定执行;稽核组完成每项稽核检查工作后,应当对所取得的稽核证据的客观性、充分性、相关性等进行分析和评价,以支持相应的稽核结论。



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